Organización de Fiestas y Eventos

Si eres una persona detallista, creativa y además altamente organizada, entonces los negocios relacionados con la organización de fiestas y eventos seguramente son para tí.

Además de que pueden llegar a representar altos márgenes de ganancia, tienen otras importantes ventajas como el hecho de que puedes comenzar desde tu casa y a tiempo parcial. La inversión dependerá en mucho del nivel o tamaño de los eventos que desees atender, por tanto, puedes comenzar con poco e ir creciendo gradualmente.


A continuación una guía para que puedas elegir entre los distintos servicios que puedes ofrecer y los requerimientos para poder atenderlos.

El objetivo de tu empresa es brindar soluciones en organización de eventos de distntas clases que como verás representan una amplia gama de opciones por lo que tendrás que hacer tu propio catálogo de servicios de acuerdo a tus posibilidades de inversión y presupuestarlo de tal manera que puedas cumplir sin reservas con lo que ofreces.

Fiestas y Eventos Sociales

• Cumpleaños y aniversarios
• Bodas
• Graduaciones
• Fiestas infantiles
• Bautizos
• Fiestas de temporada
• Celebraciones en general

Eventos Corporativos

• Presentaciones Comerciales
• Reuniones Empresariales
• Celebraciones
• Eventos de caridad
• Eventos deportivos
• Eventos en general
• Capacitaciones

Dentro de tu gama de servicios, puedes manejar distintas variantes:

Alquiler del mobiliario. Básicamente consiste en la renta o alquiler del mobiliario necesario para la organización del evento que puede incluír: sillas, mesas, mantelería, cristalería, cubiertos, etc, así como equipo electrónico como computadora, cañonera, apuntadorse, pantallas, pizarras.

Servicios de organización. Asesoría personalizada que consiste en acompañar a los organizadores del evento a lo largo de todo el proceso que incluye selección de: invitaciones, menú buffet, salón de eventos, listas de invitados, música, servicio de fotografías, adornos y servicios de limpieza post-evento.

Servicios de coordinación del evento. Va de la mano con el servicio de asesoría, sin embargo es conveniente presupuestarlo por separado como una opción para tu cliente. Consiste básicamente en la coordinación de todos los detalles el día del evento de tal manera que tus clientes puedan desentenderse de ellos y enfocarse sin estrés en los aspectos puramente relacionados con su fiesta o evento.

La mecánica para lograr un excelente negocio en cada oportunidad es acordar una reunión con tu cliente en la cual puedas presentarle toda tu gama de servicios y desde luego lograr la mayor cobertura posible.

Mercadeo y Ventas
Siempre he mencionado que lo más importante en todo negocio es buscar clientes. De lo contrario todo esfuerzo en la planificación y producción tendrían poco sentido. Por tanto, para buscar clientes para tu empresa de alquiler y organización de eventos, estas son algunas sugerencias:

1. Imprime tarjetas de presentación y repártelas con tus amigos, conocidos, familiares. Recuerda que toda persona tendrá siempre algún evento importante para organizar.
2. Imprime algunos volantes o trifoliares con mayor información y repártelos en empresas, hoteles, restaurantes, etc.
3. Crea una página web para brindar información completa sobre tu catálogo de servicios e incluye su dirección en tu material publicitario impreso. También puedes utilizar otras formas de promocionar tu negocio en Internet.
4. Anuncia tus servicios por medio de clasificados en publicaciones como revistas y periódicos locales. No tienen que ser anuncios muy grandes y pueden tener muy buena respuesta. También puedes utilizar otras tácticas de bajo costo para promocionar tu negocio.

Aspectos Estratégicos
Como en todo negocio, es recomendable elaborar un plan específico de acuerdo al tamaño de la empresa que quieras conformar (ver cómo elaborar un plan de negocio). Debes incluir un presupuesto de inversión y un presupuesto de gastos fijos mensuales. Además, debes considerar en tu logística de trabajo lo siguiente:

• Definir con cuánto mobiliario cuentas para poder así determinar que clase de eventos puedes cubrir.
• Establecer cómo conseguirás personal auxiliar para atender eventos medianos y grandes.
• Capacitarte constantemente en temas de etiqueta y organización de eventos.

Establece Alianzas
Otro aspecto clave y determinante para el éxito de tu negocio es saber que no tienes necesariamente que tenerlo todo pues esto representaría un enorme presupuesto. Pero si tienes las alianzas correctas entonces podrás atender eventos de mayor tamaño y ofrecer distintas opciones en precio. Para ello, debes considerar las siguientes alianzas estratégicas con otros proveedores:

• Chefs y proveedores de Buffet
• Proveedores de salones para eventos (hoteles, casas, etc)
• Proveedores de música (DJs, Discotecas móbiles, etc.)
• Proveedores de mobiliario
• Proveedores de servicios de decoración especializados
• Alquileres de plantas
• Proveedores de pequeños espectáculos (magos, payasos, cantantes, etc.)
• Proveedores de equipo audiovisual
• Proveedores de equipo de instalación (tarimas, andamios, etc.)
• Proveedores de iluminación especializada
• Proveedores de licores
• Proveedores de transporte para mobiliario
• Otros

La razón por la que las personas contratarán tus servicios es por falta de tiempo o de conocimiento para organizar una fiesta o evento, razón por la cual es fundamental ofrecer servicios con un alto grado de compromiso.y profesionalismo, así como muy buen gusto y creatividad en los detalles.

Asi que recuerda, el primer paso en la planificación de un negocio es tomar papel y lapiz y comenzar a anotar todas tus ideas y profundizar gradualmente en la diversidad de detalles que implica para finalmente determinar la inversión inicial. Recuerda, puedes comenzar atendiendo eventos pequeños y crecer gradualmente en la medida de tu experiencia e infraestructura.

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