Cómo Elaborar un Presupuesto

Por 25.5.11
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El evento se ve bien y podría significar algunos negocios, sin embargo, el único dinero con el que cuentas para ello te desajustaría otros pagos importantes. ¿Qué haces?

La respuesta pudiera parecer obvia pero no lo es.

En realidad, la mayoría de las veces se convierte en un dilema entre ganar más o cumplir con los compromisos establecidos.

Contar con un presupuesto de gastos mensuales es una gran herramienta que te ayudará a tomar acertadamente esta clase de decisiones.

El tema de hoy: cómo elaborar un presupuesto para tu empresa.


¿Qué exactamente es un presupuesto?

Definámoslo en palabras simples. Un presupuesto es una herramienta de control que te permite administrar los gastos de tu empresa y que te ayuda a utilizar ordenadamente tus recursos financieros.

De hecho, muchos de los problemas financieros que pueden experimentar las pequeñas empresas (y también las grandes) se derivan de 3 causas principales relacionadas con el presupuesto:
  1. La ausencia de un presupuesto. Es decir que la herramienta no existe o no se usa.
  2. Mal uso del mismo. El presupuesto existe pero no se respeta o se maneja a discreción de los directivos.
  3. Prioridades financieras mal establecidas. Se elabora un presupuesto pero las prioridades de inversión y gastos están mal definidas, con el consecuente desequilibrio en los objetivos del negocio.

Ventajas de un Presupuesto
Contar con un presupuesto mensual de gastos te permitirá definir de forma clara y objetiva las prioridades de tu negocio y te ahorrará muchos dolores de cabeza puesto que será la guía para el uso inteligente y ordenado de tu dinero.

¿Cómo Elaborar un Presupuesto?
Es más sencillo de lo que piensas aunque si debes dedicarle el suficiente tiempo para que realmente sea una herramienta que cumpla con su objetivo.
  • El punto de partida es poner en lápiz y papel (o en una hoja electrónica), una lista de todos los gastos regulares y proyectados que tiene tu negocio. Mejor aún si el presupuesto puedes elaborarlo anualmente considerando por anticipado todos los eventos y distintas etapas por las cuales pasa a lo largo del período.
  • Una vez que tengas esa lista, entonces la ordenas por rubros, es decir la clasificas para que sea más fácil visualizar cuánto dinero destinarás a cada cosa. Por ejemplo: rentas, planillas, servicios, gastos administrativos, pago de impuestos, materia prima, promoción y publicidad, ventas, investigación, ahorro, emergencias, etc.
  • Considera las posibles variantes en costos derivadas de cambios de temporada, cambios de moneda o bien incrementos programados por distintas razones.
  • Define claramente las prioridades. Esta es probablemente una de las principales razones de ser de un presupuesto. Ya que tan importante es la producción como las ventas. Tan importante es el recurso humano como los gastos fijos. De allí que definir claramente que es importante y cuánto dinero se destinará a ello es fundamental para mantener los límites de operación y asegurar el éxito de tu negocio.
  • Destina un fondo para emergencias. Muchos negocios sucumben cuando no cuentan con fondos para absorber el impacto de emergencias. Imprevistos naturales, delincuencia, malas temporadas, etc. Son tan solo algunos de los factores que podrían afectar severamente tu negocio si no cuentas con un fondo para sobresalir en los tiempos difíciles. Si tu presupuesto lo contempla y tu fondo esta en una cuenta de ahorro, esos eventos inevitables no acabarán con tu empresa.
  • Programa una revisión trimestral de tu presupuesto. Detenerse periódicamente a evaluar si el dinero se está utilizando como lo propusimos y que toda tu organización está clara de ello, es determinante para evitar sorpresas. Una vez elaborado, todos los miembros directivos de tu empresa deberían apegarse y respetar las políticas de gastos establecidas y de hecho, debe existir alguien en la empresa que vele por ello. Si tu negocio es pequeño, esa persona eres tú.
  • Solicita asesoría. Si es necesario, puedes solicitar el apoyo de algún consejero financiero o contable que te ayude a revisar y optimizar tu presupuesto para garantizar que se hayan cubierto todos los rubros de gastos.
Finalmente, otro objetivo importantísimo de contar con un presupuesto, es evaluar cómo está operando tu negocio y determinar si el uso de los recursos financieros es el apropiado. Imagina que a mediados de año haces una evaluación y los resultados denotan que utilizaste un 20% de tus recursos en gastos superfluos, algo innecesarios o que se podrían haber minimizado. Entonces podrás tomar acciones para que en los próximos períodos, esto se corrija, con el consecuente beneficios de invertir mejor tu dinero y aprovecharlo al máximo.

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3 comentarios :

  1. Esta situación de gastar en las necesidades diarias y aprovechar una oportunidad se presenta con mas frecuencia de lo esperado, pero no siempre nos damos cuenta. Solo cuando la oportunidad hace huella en nuestras emociones pensamos "si tuviera dinero". Sin embargo como expresas aquí, solo es aplicar lo que aprendimos en los primeros años de estudio: sumar y restar.

    El punto de partida: ver para creer, lipis y papel. Lo que no se ve tampoco es permanece en nuestras mentes.

    Edwin, ¿que recomiendas de un presupuesto en términos de aptitudes y falencias? Mi talento por aquí y mis flaquezas por allá ¿como hacer un presupuesto personal?... buen día, desde Lima con un clima frio.

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  2. Muy buenos consejos para elaborar un presupuesto, vaya que me ha servido mucho este artículo porque estoy a punto de emprender una empresa pequeña (que yo sé que luego voy a decir una empresa grande). Gracias!!1

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  3. Un consejo. para aquellos que quieran q su pequeño negocio siga.
    Primero en principal esfuerzo total nunca se detengan sigan y sigan cada ves mas adelante, traten de no aflojar ni de caer si tienen que trabajar de lunes a domingo trabajen.
    Ganen y invierta en su empresa no en sus lujos, sacrifícate por lo que quieres
    Y no se dejen engañar por nadie
    .se feliz en lo que haces y tu tendrás fortuna.
    Se positivo yo puedo, yo puedo, yo puedo nadie me va a desviar de mis metas
    Y siempre recuerda una pequeña idea se puede trasformar en una súper estructura in derivable por los de mas. Haci que ya sabes en pieza ya y no te detengas nunca gamas no te permitas estar cansado ni desilusionado solo sal y comienza ya amigo vas a tener mucho excito si aplicas este pequeño consejo
    A uno cosita mas estudia mucho tus movimiento infórmate de que errores puedes tener
    Y siempre calidad en lo que haces haci te haces una buena reputación suerte a todos aquellos que tienen ganas de ser alguien busque y tu lo en contraharás.

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