El negocio de las oficinas virtuales

Publicado por 8.10.09
Estamos en una era de globalización y de cambios donde las compañías buscan cada día más y mejores opciones para reducir sus costos de inversión y aumentar sus ganancias.

El negocio de las oficinas virtuales es una conveniente y atractiva solución para quienes desean contar con diversidad de servicios a su disposición sin invertir un centavo en infraestructura propia. ¿ La estrategia ? Se llama: recursos compartidos.

Qué es una oficina virtual.
El concepto fundamental de las oficinas virtuales consiste en ofrecer a tus clientes espacios de trabajo de distintas medidas y equipados con todos lo servicios mínimos y funcionales de toda oficina. Ideal para emprendedores que comienzan, ejecutivos que se encuentran de paso por la ciudad o bien para usos temporales.

La característica especial es que los recursos son totalmente compartidos, con la ventaja de que el cliente no tiene que invertir en equipo y mobiliario ni cubrir costos de salarios y servicios, sino que paga una renta mensual única por el espacio y los servicios que utiliza.

Que servicios se ofrecen en una oficina virtual
Existe una gama de servicios que se pueden ofrecer, desde los básicos con mayor demanda hasta algunos servicios especializados como estudios de mercado, tele-marketing y otros.
  • Renta de espacios para oficinas de trabajo. Los tamaños van desde pequeñas de 10 metros cuadrados hasta oficinas grandes de 50 m2.
  • Línea(s) telefónicas. Opcionalmente la oficina puede contar con una o dos líneas telefónicas exclusivas o compartidas con posibilidad de realizar llamadas internacionales.
  • Secretaria. Realiza funciones para varios inquilinos como recepción de llamadas, toma de mensajes, envío y recepción de faxes, coordinación de mandados de mensajería, redacción de documentos, atención de visitantes, etc.
  • Servicio de fax. Regularmente este servicio se ofrece compartido y centralizado en el área de recepción.
  • Mensajería. Función realizada por un mensajero que atiende requerimientos de los distintos inquilinos.
  • Sala de sesiones o salón para eventos. Estas salas suelen ser espacios compartidos que los arrendantes pueden utilizar previa solicitud y programación las veces que lo necesiten, obviamente con un costo adicional.
  • Internet. Este es un servicio compartido que se puede ofrecerá a las oficinas que lo soliciten.
  • Renta de equipo audiovisual como cañoneras, laptops, sistemas de audio, etc.
  • Servicios de asistencia financiera como recepción de transferencias monetarias
  • Servicios digitales: levantados de texto, fotocopias, escaneado y digitalización de documentos.
  • Otras asistencias profesionales como contables, legales, etc.
En resumen, la variedad de servicios que se pueden ofrecer hacen de este un negocio muy versátil.

Cómo montar el negocio
En primera necesitamos desde luego considerar la infraestructura para ofrecer los servicios a tus clientes.

  • Se recomienda la renta de una casa grande en alguna área ejecutiva que es donde principalmente encontrarás demanda para este servicio.
  • Las habitaciones deberán adecuarse para que funcionen como oficinas de distintos tamaños con decoraciones elegantes y alfombradas.
  • Puedes instalar un sistema de internet inalámbrico para poder ofrecer el servicio con facilidad en cualquier punto de tu centro virtual.
  • Se deberán instalar conexiones de líneas telefónicas administradas desde una central para poder asignar una o varias líneas con facilidad a las oficinas cuando se requieran.
  • Se deberá acomodar un área de recepción central con sala de espera.
  • El personal a contratar es básicamente una secretaria, un mensajero y personal de limpieza para el mantenimiento regular de los espacios.
  • Dependiendo del proyecto, deberás considerar la posibilidad de un administrador o bien ser tu mismo quién haga esta función de mucha importancia para el óptimo funcionamiento del lugar y que los servicios serán ofrecidos con agilidad y prontitud.
  • Área de parqueo. Sumamente importante y puede representar un complemento ideal al negocio pues recuerda que puedes ofrecer uno o dos espacios de parqueo incluido en contrato a tus arrendantes pero los parqueos adicionales se cobran por separado.
  • Cafetería (opcional)
De la inversión
Medir con exactitud la inversión no es simple porque hay demasiadas variables relacionadas con el montaje, desde el tamaño del área a arrendar, calidad de la infraestructura y mobiliario hasta los salarios que varían de un país a otro.

Lo que te recomiendo como en todo negocio es la elaboración de un plan detallado que incluya los alcances de tu proyecto y que te permita determinar con detalle el monto de la inversión inicial y los costos mensuales.
Desde luego, una vez determinados los costos, podrás estimar los precios de tus servicios y tus utilidades a fin de medir la rentabilidad del proyecto.

Claves del negocio
Como en todo negocio hay factores fundamentales que se deben cuidar, pero hay otros muy importantes por el tipo y nivel de cliente que se maneja, por ejemplo:

  • Cuidadosa organización de los eventos
  • Eficiencia en las funciones de secretaría y mensajería
  • Funcionalidad y disponibilidad del equipo de cómputo y audiovisuales
  • Realizar puntualmente los pagos de servicios para evitar los cortes
  • Calidad y limpieza de las instalaciones
  • Adecuada administración
  • Excelente imagen y presentación
Como puedes ver, este es un negocio interesante que puede ser una opción ideal sobre todo en tiempos en los que las rentas de oficinas formales y exclusivas son muy altas. Éxitos!

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9 comentarios :

  1. Sal-U2 desde Reynosa Blogs.

    Muy buen articulo.

    estoy batallando para dejar comentarios :-(

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  2. Un saludo también para Reynosa Blogs.

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  3. Wilsonsitio, que bueno que te ha gustado! saludos

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  4. Hola mi nombre es walter primera vez que visito este blog y me parece excelente gracias por compartir tus buenas ideas de negocio con nosotros

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  5. Muy interesante, hace tiempo le he dato vueltas al tema, me parece que puede dar resultado, me inquieta la comercialización del producto, voy a averiguar. Gracias, buen impulso

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  6. Se cobra renta mensual fija en esta ya esta considerado los gastos de telefonía?

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