La Importancia de la Gestión Documental en la Empresa

Publicado por 12.9.12
Este término puede ser un tanto desconocido para muchos, así que antes de entrar de lleno a discutir sobre la importancia de la gestión documental al interior de las empresas, es necesario definirla y establecer algunos conceptos básicos relativos a ella.

La gestión documental puede ser definida como el conjunto de prácticas y procedimientos mediante los cuales los documentos de un individuo u organización son administrados.

Esta disciplina contempla en su totalidad el flujo documental de la organización en cuestión y su fin primordial se resume en dos objetivos:
  1. permitir que la información registrada en archivos y documentos sea accesible eficientemente
  2. que la información permanezca almacenada de forma segura y sea conservada de manera intacta por el período de tiempo que sea necesario

Podría decirse que la gestión documental es casi tan antigua como la escritura misma ya que se convierte en una herramienta que resuelve algunos problemas inherentes a la producción de documentos, tales como el incremento en volumen de material documental y la susceptibilidad del medio en el que se almacene la información (piedra, papiro, papel, medios digitales, etc.).

Dichos problemas han hecho de la gestión documental a lo largo de la historia un proceso indispensable para cualquier entorno organizacional con un flujo considerable de documentos.

El enorme valor que tiene la información comercial de una empresa hace que sea necesaria una estrategia de gestión de documentos que se adecúe al tipo y al tamaño del negocio y que además sea confiable, eficiente y que desde luego tenga un costo razonable.

Por supuesto es posible planear e implementar dicha estrategia internamente, sin embargo es importante tener en cuenta que hay herramientas y empresas dedicadas específicamente a la gestión documental que tienen la experiencia y la infraestructura adecuadas para llevar a cabo una labor de este tipo permitiendo que se minimicen los riesgos asociados a la manipulación y almacenamiento de los documentos y los costes relacionados con este proceso.

Si decides contratar externamente un servicio de gestión documental asegúrate que la empresa que te ofrecerá este servicio tenga la experiencia y la tecnología necesarias para acceder eficazmente a tus archivos activos, y que así mismo te ofrezca la posibilidad de realizar tareas esenciales de gestión de documentos tales como:
  • clasificación
  • reubicación
  • expurgación
  • destrucción
Asegúrate también que la estrategia que dicha empresa te ofrezca para manejar su archivo documental se identifique con las necesidades particulares de tu negocio y te garantice que tus datos y la forma en que estos se manejan le proporcionen valor a la información de tu empresa.

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7 comentarios :

  1. Por lo que sé en muchas Pymes se deja un poco de lado la gestión de documentos, a cambio de dedicar el tiempo al aspecto operacional del negocio. No había pensado en esta necesidad y puede ser una buena idea de negocio un servicio de gestión de documentos.
    Saludos,
    Jorge

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    1. Ciertamente estimado Jorge, una actividad importante ya que el orden de la gestión en la empresa ayuda a hacer todo mejor.

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  2. Hasta que no decidí a aplicar un sistema de gestión documental en mi empresa no sabía lo verdaderamente beneficioso que resultaba. Me echaba para atrás la inversión inicial pero sin lugar a dudas he recuperado lo invertido gracias a una mejora más que notable en la gestión.

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  3. Muy buen post. Cuando a un negocio le surge la necesidad gestionar de forma eficiente su documentación, en lo primero que debe pensar es qué software o sistema de gestión de archivos se va a utilizar.

    En mi opinión, existen diversidad de DMS (document management system) para la gestión de documentación en la empresa.

    Pero yo optaría por los sistemas de gestión Open Source. Ya que se caracterizan por sus múltiples funcionalidades y la importancia que se le da a la gestión de tareas con usuarios, entre otras cosas.

    Saludos

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  4. porque querer estudiar gestion documental?

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  5. Una sala de datos virtual ayudara a facilitar dramáticamente cualquier transacción que implica la gestión de grandes cantidades de documentación confidencial.

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