La Estrategia Ganadora de las Grandes Empresas, Contratar Ayuda Externa

Publicado por 28.10.16
Un asunto de suma importancia en todo nuevo emprendimiento es tratar de ahorrar dinero y minimizar costos operativos para cuidar las finanzas, pues se debe recuperar la inversión, a la vez que se lleva el gasto del día a día, mientras se intenta ganar y fidelizar nuevos clientes.

Autor invitado: Paty Gutierrez de Soyfreelancer.com

Según diversos estudios económicos realizados a lo largo de la historia por entidades como CEPAL (Comisión Económica para América Latina y el Caribe) y otras, un promedio de entre el 70% y el 80% de los emprendimientos muere antes de llegar a los 5 años de vida.

Algunas de las causas pueden ser internas, como una administración deficiente, inexperiencia en negocios, etc. Pero también hay factores externos, como los altos porcentajes en impuestos y la competitividad del mercado, que hacen que sea difícil sostenerse en el tiempo.

Una buena forma de hacer frente a tales factores es recibir asesoría de expertos en pymes y mantener pequeño el equipo de trabajo.

¿Cómo? La respuesta es muy fácil: subcontratando la mayor parte de servicios posible. De esta forma obtienes la ayuda que necesitas para cualquier aspecto y solo pagas por el servicio recibido cuando lo necesites.

¿Cuándo subcontratar?

expertos freelance

Si te estás preguntando cuándo sería buena idea contratar ayuda externa en tu negocio, puedes hacerlo para cualquiera de los siguientes casos:

Cuando requieras asesoría de un experto

Si eres un emprendedor con poca experiencia aún, seguramente necesitarás ayuda para saber cómo llevar los diferentes procesos, es decir, que te ayude a organizarlos a fin de que el trabajo se realice de forma ordenada desde el inicio.

Para este caso, puedes subcontratar la ayuda de un ingeniero industrial o un asesor de negocios para pymes, alguien que te oriente sobre cómo organizar tanto la administración, la asignación de tareas, los recursos a utilizar, los pasos de la producción o servicio, etc.

Otro aspecto en el que puedes buscar ayuda es en el desarrollo del concepto de tu marca, así como en la estrategia de marketing. En estos casos, puedes requerir los servicios de un mercadólogo con quien puedas trabajar en un plan de acción para tu estrategia de marketing y campañas publicitarias.

También puedes buscar a un diseñador gráfico que sea experto en desarrollo de marca o branding.

La idea es que puedas contar con la asesoría técnica de un experto en la materia que te enseñe el "cómo" de la parte administrativa de tu empresa.

Cuando sea algo que tú y tu equipo no pueden hacer

Aunque buscar ayuda para tareas que no sepas hacer parezca una decisión obvia, cuando se trata de un negocio, en ocasiones suele ocurrir lo contrario: lo que se intenta es buscar cómo hacerlo uno mismo o delegárselo a un miembro del equipo, aunque no sea su especialidad ni sepa bien cómo se hace.

Esto suele tener efectos contraproducentes, ya que si bien al final se obtiene la realización de la tarea, el proceso puede resultar en mayores costos para la empresa: Mayor cantidad de material desperdiciado, pérdida de tiempo valioso en buscar el "cómo se hace" (herramientas, software, pasos a seguir) y luego en una ejecución lenta y torpe, atraso de otras tareas en las que tu equipo sí es experto y en las que hay una fecha de entrega, desorganización del día a día y las actividades programadas, etc.

Lo más rentable es contratar a un profesional freelance que sepa cómo se hace el trabajo y cuente con las herramientas o habilidades necesarias para ello, de manera que ejecutará la tarea rápida y correctamente desde el principio.

Ejemplo: Realizar un afiche publicitario: Diseñador gráfico = US$150 por un trabajo creativo y bien hecho, versus comprar el software = US$250 + instalación = 1 hora + averiguar cómo se usa = 1 o 2 días, etc. para que al final el resultado no te deje del todo contento.

Piensa en todo el tiempo y dinero que te ahorras si simplemente le escribes a alguien y le explicas lo que quieres. ¿No crees que es mejor?

Cuando demore mucho tiempo y no sea una tarea crítica

Si tienes una tarea que sabes hacer, pero te tomará demasiado tiempo y no requiere habilidades muy especializadas, puedes buscar la ayuda de un freelance para realizar el trabajo de manera temporal.

Por ejemplo, ingresar datos a una base, digitalizar documentos, organizar archivos y datos, enviar correos de email marketing, hacer llamadas de seguimiento, revisar y corregir un documento, preparar una presentación, etc.

Para este tipo de tareas, puedes contratar rápidamente la ayuda de un freelancer y lo recomendable, de hecho, es tener una pequeña lista de posibles proveedores a la mano para contactarlos cuando surja una necesidad de este tipo.

Cuando no sea algo que hagas a diario

Puede suceder que en tu negocio haya tareas que si bien se dan con una frecuencia moderada, no necesariamente se realizan a diario. Cuando esto ocurre, a veces se puede pensar en contratar a una persona fija para que se encargue de ello, pero a la hora de trabajar, resulta que comienzas a asignarle tareas inútiles con tal de cubrir el tiempo que le pagas mientras llega el momento de hacer aquello para lo que en realidad lo contrataste.

No caigas en este error, resulta mucho más rentable mantener contacto con un freelancer al que le pagues por obra o tarea realizada, en lugar de engrosar tu planilla con gente a la que termines pidiéndole cosas como que ordene la papelería o decore la oficina, porque tendrá muchas horas muertas de trabajo y a ti no te gustará sentir que estás pagándole por “calentar la silla”.

Cuando se pueda manejar por internet

Existe una serie de trabajos que, si lo piensas bien, solo requieren una computadora y acceso a internet para realizarse. De ser ese el caso, lo mejor es subcontratar los servicios de una persona que haga ese tipo de tareas desde su casa.

La manera de trabajar es la asignación de tareas, así como metas a cumplir, estableciendo un mecanismo de monitorización, ya sea un resumen diario, una videoconferencia, una llamada telefónica o simplemente la revisión de una lista en línea a través de herramientas diseñadas para tal efecto, como Asana, Trello u otros.

De esa forma ahorras espacio, gastos energéticos, compra de equipo, gastos fijos de planilla, insumos de oficina y hasta de cafetería…

¿Has hecho cuenta de lo que gastas en papel, servilletas, café, agua purificada, azúcar, platos y vasos desechables, galletas, filtros, removedores, etc. además de los insumos de oficina que ya de por sí se utilizan?

Piensa: si lo que te interesa es el resultado final y cumplir la fecha de entrega, ¿para qué necesitas estar viendo a la persona mientras trabaja a diario? ¿Por qué no reducir ese costo trabajando en línea?

¿Qué aspectos tener en cuenta para contratar un freelancer?

Subcontratar Freelance
A la hora de elegir a quién contratar para trabajar freelance en tu negocio, toma en cuenta los siguientes aspectos básicos:

1. Habilidades

Lo primero que debes revisar a la hora de contratar ayuda externa para tu negocio es si el profesional cuenta con las habilidades específicas para realizar el trabajo. A la hora de presentarle tu proyecto, especifícale qué conocimientos necesita tener y qué es lo que esperas obtener.

Si el trabajo implica conocimientos técnicos, como normativas a seguir, software a utilizar, estándares qué cubrir, etc. asegúrate de preguntar si conoce y maneja el tema. Sé lo más detallista posible en este aspecto, ya que esto será determinante a la hora de elegir al freelancer que trabajará contigo.

2. Portafolio


Sea cual sea el área en la que vayas a contratar a un freelancer, debes solicitar conocer más acerca de su portafolio profesional. Pídele un detalle de sus trabajos realizados, no solo de los más recientes, ni solo de los que sean similares a tu proyecto, sino también proyectos de otro tipo de clientes y que hayan sido realizados hace más tiempo. De esta forma podrás verificar con qué tipo de clientes ha trabajado así como la calidad de sus servicios.

También podrás ver si en realidad te gusta su estilo de trabajo, si sientes que va acorde con tu filosofía de empresa, tu estilo, tu manera de hacer las cosas, y si domina o no el trabajo que tú piensas encargarle.

3. Confianza

Cuando comienzas a trabajar con alguien, primero pruebas qué tanto puedes asignarle y qué tan bien hará el trabajo, esto suele ser igual tanto para personal de fijo (por lo cual existen los "períodos de prueba") como para freelancers.

La ventaja de estos últimos es que puedes encontrar los servicios más fácilmente y que cuando encuentras al freelancer ideal, puedes mantener un contacto permanente con él. Un freelancer puede llegar a comprometerse tanto o más que el personal interno, ya que para él eres su cliente, un socio de negocios y no simplemente "el jefe".

Busca un profesional con el que te sientas escuchado, que tenga el entusiasmo y buena disposición para trabajar, y que te aporte ideas nuevas. Además, revisa su trayectoria y reputación con otros clientes. Hay ocasiones en las que existe el temor de que el freelancer deje el trabajo "tirado", que le des un anticipo y no lo vuelvas a ver, o simplemente que sea alguien que no te entregue a tiempo o te diga que "mientras no le pagues, no te entrega nada".

Para superar dicho temor o problema de manera efectiva, puedes gestionar la contratación a través de una plataforma de trabajo con sistema de depósito en garantía o escrow, como Soyfreelancer.com, donde pagas electrónicamente por anticipado, pero el dinero no se entrega al freelancer, sino que queda como depósito en garantía hasta que tú das por completado el trabajo y liberas los fondos (lee más sobre qué es escrow).

De este modo, te aseguras de no perder tu inversión y podrás comenzar a establecer una relación de trabajo con diferentes freelancers.

4. Experiencia

En este punto existen algunas variables a tomar en cuenta, ya que todo depende de la tarea que desees asignar. Si es un trabajo sencillo, puedes obtener un buen precio por servicios profesionales de un freelancer "junior" o de menor trayectoria, que seguramente tiene el conocimiento que se requiere, aunque tenga poca experiencia en el mundo laboral.

En cambio, si es un proyecto ambicioso o lleno de puntos clave a controlar, lo mejor es que busques a un freelancer de mayor trayectoria, con experiencia en trabajos similares, cuyos conocimientos e ideas te serán de gran ayuda.

Evalúa qué tan crítica es la tarea a realizar y tómalo en cuenta a la hora de elegir entre las diferentes propuestas de freelancers que tengas para un trabajo determinado, comparando no solo el precio por los servicios ofrecidos, sino también la expertise y la calidad ofrecida.

En conclusión

Subcontratar ayuda externa a través de servicios profesionales freelance puede ayudarte no solo a mantener bajos los costos operativos de tu nuevo emprendimiento, sino que además te ahorrarás tiempo, esfuerzo y dolores de cabeza, al poder asignarle las tareas a un experto en materia, sin que te cueste más.

De ese modo, tendrás más tiempo para dedicarlo a ejecutar el trabajo en el que tú eres el experto y para usar tu inteligencia en planear el siguiente paso estratégico en tu negocio.

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