5 Grandes Errores Organizacionales Por Los Cuales El Tiempo NO Te Alcanza

Quizá te levantaste pensando: - hoy voy a terminar todos los pendientes que tengo -.

Autora Invitada: Susette Solórzano

Hoy es el día en que no dejaré que nada se interponga entre mi lista de pendientes y terminarla. Saldré temprano y podré tener un descanso.

Ahora, son las 10 de la noche, estás enfrente de tu computadora y apenas lograste tachar 3 pendientes de tu lista. No tienes idea que hiciste con tu tiempo y quisieras que el día tuviera 48 horas.

Manejo del Tiempo

El problema de la falta de productividad y el bajo desempeño es que queremos hacer de todo y no nos alcanza el tiempo.

Cometemos errores a lo largo del día porque no sabemos cómo ser organizados y trabajar de manera eficiente en esta nueva era de innovación y tecnología.

No es tu culpa, es un problema que afecta a la mayoría de creativos e innovadores. Vivimos en una época donde la rapidez y quien esta en constante movimiento es admirado y reconocido. Las horas de trabajo son de 10 a 12 horas y estos son los “ejecutivos exitosos”.

Hay docenas y docenas de redes sociales y canales de información que demandan nuestra atención y sentimos que no podemos mantener el paso con tantos correos, artículos, posts y mensajes que nos atacan todo el día.

El problema es que nadie nos ha enseñado como trabajar en esta nueva era de negocios. Piénsalo bien, todos sabemos que los métodos que nos enseñan en el colegio, la universidad, incluso en los trabajos corporativos están completamente desactualizados.

Son métodos creados hace más de 50 años en una era industrial, donde lo importante eran las jornadas de trabajo de 8 horas y que la línea de producción fuera eficiente.

Esas técnicas se siguen utilizando en nuestra era, en la que todo ha cambiado. Vivimos en una era en la que somos capaces de crear cosas nunca antes vistas. Tenemos el poder de la comunicación a nivel global, en tiempo real y tenemos toda la información que necesitamos a un click de distancia.

La tecnología nos ha dado la “ilusión” de que somos más eficientes.

Es todo lo contrario. Los niveles de desorganización y pérdida de tiempo en los emprendendores creativos es enorme a pesar de los grandes avances en la tecnología y todas la herramienta que tenemos a nuestra disposición.

Habrán algunas personas que pensarán, “bueno no hay mucho que hacer, así es la vida. En estos tiempos si te quedas atrás no puedes sobresalir.”

Este mundo digital que nos exige que estemos involucrados en todas las actividades que se nos ponen enfrente.

Porque, claro, si las personas más exitosas tienen tiempo para hacer ejercicio 2 horas, leer 2 libros por semana, descansar Y tienen 15 diferentes proyectos, familia y amigos… oye! ¿porque yo no lo puedo hacer también, correcto?

No exactamente… Claro que todos queremos tener una vida plena, estar sanos y disfrutar de nuestra familia y amigos, sin embargo, hemos caído en la trampa del éxito instantáneo, del: “puedes ser todo lo que te propongas en la vida” y eso nos ha llevado a comprometernos hasta el cansancio por lograr el más alto reconocimiento: ser considerado “exitoso”.

El ritmo de trabajo lo demanda sin embargo estos hábitos y prácticas han hecho que nuestra calidad de vida vaya decayendo rápidamente.

¿Te has preguntado porqué pasa esto?

Es porque tenemos malos hábitos y le damos prioridad a las cosas equivocadas. Sacrificamos la calidad por la cantidad, pensamos que invirtiendo largas horas vamos a producir mas cuando ese es uno de los grandes errores que afectan nuestra productividad.

Las horas del día no te alcanzan para todo el trabajo que tienes que sacar adelante. La presión es muy grande para sobresalir y muchas veces, las personas más importantes en tu vida son las que pagan las consecuencias de tu falta de tiempo.

Creo que la manera más fácil de entender porque no te alcanza el tiempo es analizando esta gráfica:

PRINCIPIO DE ESCASEZ DEL TIEMPO

Principio Escasez del Tiempo

A medida que las urgencias nos llevan de un lado a otro, se convierte cada vez más difícil encontrar un momento de tranquilidad para hacer las cosas que en realidad queremos hacer. La presión es muy grande.

Este concepto nos ha robado, nos ha convertido en una fuerza laboral empeñada en ser multitasking a la expensa de nuestra salud, felicidad y relaciones personales.

El tiempo es el recurso más importante que tenemos. Como lo utilizamos es la clave para lograr nuestros más grandes sueños y avanzar significativamente en los proyectos más importantes. Si lo invertimos mal, podemos pasar mas de una década de nuestra vida haciendo mucho de nada.

Hay una verdad elemental que necesitas entender: El tiempo no te alcanza porque no tienes las técnicas, estrategias y herramientas para organizarte de manera efectiva y al seguir utilizando las mismas técnicas vives en un circulo vicioso de improductividad.

David Allen, autor de Getting Things Done dice: “Puedes hacer cualquier cosa pero no todas las cosas”.

Te preguntarás ¿cuales son esos grandes errores que estoy cometiendo que me impiden estar organizado, utilizar mejor mi tiempo y enfocarme en actividades que den resultados?

LOS 5 GRANDES ERRORES DE ORGANIZACIÓN


Todos tienen que ver con el hecho que tenemos malos hábitos.

Error #1: Tener un flujo de trabajo reactivo.


Tu mamá hizo un gran trabajo cuando te enseño a ser educado y contestar cuando te hablan. Nos da pena ser “maleducados” y no contestar o ayudar a alguien.

Creo que lo hemos llevado a un extremo cuando abrimos el correo y encontramos solicitudes de todo tipo. Creemos que estamos obligados a contestar cada correo, a ayudar a todos los que piden nuestra ayuda y atender todas las reuniones a las que nos invitan.

Esto nos lleva a dedicarle tiempo productivo a cualquier tarea o persona que solicite nuestra atención. No todas las solicitudes que recibes están directamente relacionadas con tus más grandes objetivos y mientras más solicitudes atiendas, más te alejas de tus metas.

El trabajar de manera reactiva quiere decir que no tienes claridad en tus prioridades.

Al no tener claras tus prioridades, todo es prioridad. Respondemos al ambiente y demandas de otros, somos reactivos en lugar de ser pro-activos con nuestro tiempo.

Error #2: No cuidar de tu tiempo creativo.


Todos nos creemos robots o máquinas con fuentes de energía interminables y lamentablemente estamos muy equivocados. Tu mente consume al rededor del 20% de la energía total de tu cuerpo, eso quiere decir que cada vez que ponemos nuestra atención en algo, nuestra energía y enfoque van disminuyendo.

La mayoría de personas no toma en cuenta este dato al momento de trabajar, no conocen cuando sus niveles de energía son óptimos para realizar el trabajo más importante, el que requiere mucha más energía y enfoque.

Simplemente “trabajan” dejando que su energía y enfoque se escapen en tareas de poco impacto.

Error #3: No tener una rutina sólida.


Tanto Mark Zuckerberg de Facebook; Richard Branson de Virgin Group; Ariana Huffington, fundadora de Huffington Post; Jack Dorsey, fundador de Twitter e Indra Nooyi, CEO de Pepsico todos cuentan con una rutina de trabajo que les permite se más efectivos con su tiempo y energía.

Esa rutina empieza a primera hora de la mañana, no cuando se sientan en frente de su computadora. Son hábitos y acciones que realizan durante las primeras horas del día que les permiten trabajar en su mentalidad, cuidar de su salud y enfocarse en prioridades ANTES de salir de su casa y entrar en el mundo caótico en el que trabajan.

Esto les da una ventaja pues trabajar a nivel personal, están preparando el terreno para elevar sus niveles de enfoque y tener la mentalidad correcta con lo cual están más aptos para afrontar las urgencias e imprevistos del día a día.

La Productividad empieza en tu mente. Cómo cuidas tu mente para que ésta sea más eficiente y como cuidas tu cuerpo para mantener los niveles de energía adecuados son determinantes en tus resultados a corto y largo plazo.

Error #4: Dejar que las interrupciones gobiernen tu día.


Las interrupciones vienen en forma de mensajes, silbidos cada vez que llega un twit, notificaciones de correo, notificaciones de Facebook, whatssapps, etc. Cada uno demandando nuestra atención.

Cada vez que dejamos de prestarle atención a una tarea y le damos atención a una notificación, tardamos entre 3 – 5 minutos tratando de recuperar la atención para seguir con la primera tarea.

Si sumamos el tiempo que perdemos brincando de una tarea a cada notificación, perdemos horas de valioso tiempo por culpa de las interrupciones.

¿Es en realidad necesario contestar cada mensaje? ¿Cada meme enviado en whatssapp? ¿Es necesario salir corriendo a ver que dice ese nuevo correo?

Si de verdad fueran urgencias, de seguro recibes una llamada. Nadie se comunicará contigo a través de un mensaje si es algo urgente.

Error #5: Multitasking.


El multitasking es un mito, no existe. Sin embargo estamos empeñados en que somos más efectivos porque tenemos 3 ventanas abiertas y “trabajamos” en las 3 al mismo tiempo.

Es imposible para una persona ponerle atención a 2 personas simultáneamente. No podemos trabajar en dos cosas de manera simultánea. Solo podemos trabajar en una a la vez.

Saltando de una a otra lo único que estamos haciendo es perdiendo valioso tiempo en recuperar el enfoque y flujo que llevábamos. Sin contar que es mucho más fácil cometer errores cuando nuestro enfoque no es el correcto.

Querer hacerlo todo al mismo tiempo es una receta para no terminar de hacer nada.

Tu falta de tiempo radica en tus hábitos, en cómo organizas tu día y las estrategias que aplicas en tu trabajo para optimizarlo.

Ahora te invito a que hagas una auto-evaluación muy honesta, de 1 a 5:
  • ¿Reacciono a mi ambiente en lugar de centrarme solo en mis prioridades?
  • ¿Destino tiempo específico en mi calendario para trabajar en los proyectos más importantes?
  • ¿Tengo una rutina y hábitos para mantener una mentalidad positiva y cuidar de mi salud?
  • ¿Mantengo mi celular a la mano y contesto todas las notificaciones que recibo?
  • ¿Mi ordenador es una gran colección de ventanas abiertas?

Si tu puntuación en cada una es 3 o más empieza por evaluar ¿cómo puedes organizar tu día para minimizar estos errores?

La organización y optimizar tu uso del tiempo es importante porque no importa que tantas ideas tengas o si tu negocio genera si no tienes un sistema de organización y las herramientas para optimizar el tiempo puede que tanto tu negocio como tu vida personal sufran golpes muy duros.

Acerca de Susette Solorzano: Emprendedora y fundadora de Genius Assistant, programa intensivo basado en técnicas de productividad personal. Licenciada en Mercadotecnia y especialista en técnicas de productividad personal para Directivos, Empresarios, Ejecutivos y Asistentes Personales.

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