¿Cuándo y Cómo Hacer Una Reingeniería Del Negocio?

Con el auge de las nuevas tecnologías, muchas empresas se enfrentan a la realidad de que "sus procesos son obsoletos y lentos".

Están llegando a la conclusión (algunas veces tardía) de que deben hacer un replanteamiento de todo su esquema de negocios.

Y aunque tarde o temprano una reingeniería de procesos es necesaria para toda empresa, el éxito de la misma depende de varios factores. 

¿Qué es un Proceso de Reingeniería de Procesos (BPR)?

Un BPR (business process reenginering) busca ayudar a las empresas a reestructurar radicalmente sus organizaciones al centrarse en el rediseño de sus procesos comerciales.

Una verdadera reingeniería de procesos de negocios implica repensar y adaptar los procesos actuales para lograr una mayor productividad y aumentar la competitividad en los negocios.

Otra definición plantea un proceso de negocios como el conjunto de tareas lógicamente relacionadas realizadas para lograr un resultado de negocio definido.

La reingeniería entonces busca un enfoque holístico en los objetivos comerciales y en cómo los procesos se relacionan con ellos, fomentando la re adecuación a gran escala de los procesos en lugar de solamente optimizar iterativamente ciertos subprocesos.

Factores de éxito en el proceso

En general, BPR no solo significa hacer un cambio, sino un cambio realmente dramático. El cambio no puede ser ligero porque entonces no habría diferencia notable.

Debe ser drástico y debe afectar las estructuras organizativas, los sistemas de gestión, las responsabilidades de los empleados, las métricas de rendimiento, los sistemas de incentivos, el desarrollo de habilidades y el uso de plataformas tecnológicas.

Por lo tanto, una reingeniería empresarial puede afectar todos los aspectos de cómo se conduce una empresa casi como si se estuviera planteando desde el inicio. Y estos cambios pueden causar resultados que van desde un éxito arrasador hasta un completo fracaso.

El éxito de un proceso de reingeniería puede resultar en enormes reducciones de costos y en tiempos de ejecución. También puede potencialmente crear mejoras sustanciales en las operaciones comerciales, calidad, servicio al cliente u otros objetivos comerciales.

BPR no solo significa hacer un cambio, sino un cambio realmente dramático.

La reingeniería puede ayudar a una compañía agresiva a mantenerse en la cima o transformar una organización al borde de la bancarrota en un competidor efectivo.

Estos son algunos factores importantes que son esenciales para el éxito de un proceso BPR.

Integrar un equipo BPR

En primera, es determinante seleccionar un equipo de BPR una vez que se haya asegurado el compromiso de toda la organización y de todos los departamentos involucrados en el esfuerzo de reingeniería.

Este equipo liderará el núcleo del esfuerzo BPR. Tomarían decisiones y recomendaciones clave, y ayudarían a comunicar los detalles y beneficios del programa de reingeniería a toda la organización.

Los miembros del equipo también se seleccionan en función de ciertos factores y cualidades que la organización considera relevantes. Usualmente los equipos de BPR más efectivos incluyen representantes activos de alta gerencia, área de negocios, gente de tecnología, finanzas y miembros de todos los grupos de usuarios del proceso final.

Además, éste equipo de BPR debe ser una combinación estratégica de personas con distintos niveles de experiencia y conocimiento de las áreas del negocio.

Análisis de necesidades del negocio

Una vez que se conforma el equipo, se debe realizar un análisis profundo de las necesidades comerciales.

Los equipos de BPR deben evaluar primero los procesos actuales de la organización y determinar qué es exactamente lo que se debe volver a diseñar. En esta fase de análisis, se debe realizar una serie de sesiones con los propietarios de procesos y las partes interesadas, en relación con la necesidad y la estrategia para la reingeniería.

Estas sesiones ayudan a identificar la visión del proceso de negocio ideal. También ayudan a identificar los objetivos esenciales para dentro de cada departamento y luego definen colectivamente los objetivos de cómo el proyecto afectará a cada grupo de trabajo en forma individual y a la organización en general.

Un análisis exitoso de las necesidades empresariales ayudaría a relacionar los objetivos del proyecto BPR con los objetivos comerciales clave y la dirección estratégica general de la organización.

Esta conexión debe mostrar el hilo desde la parte superior a la parte inferior de la organización, de modo que cada persona pueda relacionar fácilmente la dirección general del negocio con el esfuerzo de reingeniería.

Los proyectos BPR que no están alineados con la dirección estratégica de la organización pueden ser contraproducentes e incluso un desperdicio de recursos.

Por lo tanto, el análisis de las necesidades del negocio es determinante en el proceso, ya que contribuye enormemente al esfuerzo de reingeniería al ayudar al equipo de BPR a establecer prioridades y determinar dónde debe enfocar sus esfuerzos de mejora.

Necesidad de infraestructura de IT

Una adecuada reevaluación y composición de la infraestructura informática es un factor vital para una implementación exitosa de un proceso BPR.

La integración adecuada de los sistemas de información (IT) y el uso efectivo de las herramientas de software son los factores más importantes que contribuyen al éxito de los proyectos de reingeniería.

Una infraestructura de TI está conformada por activos físicos, activos intelectuales y servicios compartidos entre otros. La forma en que se integran los componentes de la infraestructura de TI y sus vínculos determina hasta qué punto se pueden entregar los recursos de información.

Gestión eficaz del cambio

Muchos expertos consideran que la gestión del cambio es un componente crucial de cualquier esfuerzo de reingeniería empresarial.

Esto implica todos los cambios relacionados con los aspectos humanos y sociales y las técnicas de ajuste cultural que necesita la administración para facilitar la inserción de procesos y estructuras de nuevo diseño en la práctica de trabajo y para enfrentar con eficacia la resistencia al cambio.

La mayoría de los proyectos no logran todo el potencial de su esfuerzo de cambio, ya que tienden a subestimar el impacto cultural del proceso principal y el cambio estructural.

La forma como la administración transmita la necesidad del cambio y la comprensión del mismo brinda a las personas de la organización una guía para lograr de patrones de comportamiento aceptables. Las personas deben ser el foco de cualquier cambio exitoso de negocios.

La reingeniería de procesos de negocios debe considerarse como una estrategia de mejora que permite a una organización pasar de la orientación funcional tradicional a una que se alinee con los procesos comerciales estratégicos.

Factores de fracaso en los BPR

Muchas iniciativas de BPR que no tienen éxito se debe a que las organizaciones deciden implementar una iniciativa que no es necesaria. La reingeniería requiere un gran compromiso financiero y de tiempo. La inversión debe valerlo todo.

Así que antes de seguir avanzando con un cambio importante, las organizaciones deben asegurarse de que tienen una gran causa: la empresa se debe volver a diseñar debido a la necesidad de adaptar sus procesos para evitar fallos o perder una ventaja competitiva.

Otros intentos fallidos de BPR se deben a la confusión que rodea a este concepto, y cómo debe realizarse. Las organizaciones estaban conscientes de que era necesario hacer cambios, pero no sabían qué áreas cambiar o cómo cambiarlas.

Como resultado, la reingeniería de procesos es un concepto de gestión que se ha formado por prueba y error, es decir, experiencia práctica.

Por otro lado, si bien la infraestructura de IT es un componente clave para habilitar nuevos procesos las organizaciones a menudo fallan porque no tienen la experiencia para seleccionar las herramientas adecuadas e implementarlas o no cuentan con la asesoría de expertos que les guíen hacia esta selección.

Estas herramientas cuidadosamente seleccionadas permiten a las empresas optimizar sus procesos, acceder a informes y datos clave y reducir las ineficiencias.

BPR debería ser un proceso continuo

La reingeniería de procesos de negocios debe ser algo sucesivo y continuo y debe considerarse como una estrategia de mejora que permite a una organización pasar de la orientación funcional tradicional a una que se alinee con los procesos comerciales estratégicos.

La mejora continua se define como la apertura de la organización a buscar mejoras incrementales e innovadoras en sus procesos, productos y servicios y garantiza que el proceso genere los beneficios deseados.

Mantener una retroalimentación en cada etapa y un entorno que fomente la evaluación constante de los resultados y los esfuerzos individuales para mejorar será clave para el éxito del proceso.